Souvent, les heures que vous planifiez et celles que vous travaillez réellement seront différentes. Forganiser dispose d'un module qui vous permet de vérifier les heures travaillées chaque jour, et de les confirmer en tant qu'administrateur. De cette façon, toutes les heures travaillées sont définies correctement et, à la fin de la semaine ou du mois, vous n'avez pas à faire beaucoup d'efforts pour vérifier les heures travaillées et les envoyer à votre secrétariat social ou à votre agence d'interim.
Il est préférable d'assurer le suivi de cette action quotidiennement ou tous les jours après une période de travail. Cela vous fera gagner beaucoup de temps à la fin du mois et vous aurez une idée plus précise du travail que vous avez effectués.
Cet article explique comment vous pouvez le faire :
- comment confirmer les heures de travail,
- comment ajouter des pauses,
- comment attribuer les absences aux employés,
- comment voir dans le tableau de bord de l'accueil les heures qui ont été confirmées et celles qui doivent encore l'être.
Vous pouvez également trouver une brève explication dans ce tutoriel vidéo : "Confirmez vos heures de travail avec Forganiser".
Confirmation des heures :
Dans la barre colorée du poste de travail, vous verrez à l'extrême droite qu'il y a un carré rouge avec un triangle dedans. Cela signifie que cette équipe a encore des heures qui n'ont pas été confirmées.
Pour confirmer ces heures, recherchez le pictogramme "confirmer les heures de travail" sur la droite du nom de l'employé concerné.
Cela ouvre le module "confirmer les heures de travail" pour ce poste de travail. Ici, nous pouvons modifier et confirmer les heures planifiées ou pointées.
A gauche, vous voyez une vue d'ensemble des shifts, celles-ci ont une boule rouge, ce qui signifie que vous n'avez pas encore confirmé les heures pour cette équipe.
Si l'on veut modifier des heures, il faut cliquer sur la personne en question. Les heures à côté du stylo "editer" peuvent être ajustées aux heures réelles.
Lorsque nous avons tout modifié, nous cliquons sur "confirmer". Forganiser vous demande si vous êtes sûr, cliquez sur "oui" et les heures pour ce shift sont confirmées. Répétez cette opération pour chaque shift du poste de travail. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez cliquer à nouveau sur l'icône "confirmer les heures" dans le planning, et également modifier les heures pour le prochain poste de travail.
Utilisez-vous le système d'enregistrement du temps Forganiser ? La pointeuse ? Dans ce module, vous pouvez également trouver les heures pointées et la manière dont elles ont été pointées. Dans cet exemple, vous voyez respectivement :
- Heure d'arrivée
- Heure d'arrêt
- Début Pause
- Arrêt Pause
L'indication U ! signifie que ces temps de cuisson ont été enregistrés par l'application de l'utilisateur (Utilisateur). Utilisez-vous le code QR ? Ensuite, il y aura une icône représentant un code QR. Enregistrez-vous via votre système de caisse enregistreuse ? Le logo de votre fournisseur de caisses enregistreuses sera alors affiché ici.
Ajout de pauses :
Vous pouvez également ajouter des pauses dans le module. Lorsque vous cliquez sur quelqu'un dans le module, vous verrez 3 cases sur la droite. Ceux du haut sont les pauses. Utilisez-vous la pointeuse Forganiser ? Alors les pauses sont déjà inscrites. Vous pouvez modifier les pauses ou en ajouter de nouvelles en cliquant sur le signe plus vert.
Au milieu du module, vous verrez également un titre avec pauses. Il s'agit du total de toutes les pauses qui s'appliquent à cet employé à ce poste. Le total de toutes les pauses sera soustrait du total des heures travaillées.
À côté de "Pauses" se trouve un + vert. Ici, vous pouvez attribuer à tous les employés de cette équipe une pause aléatoire de 15 minutes à chaque fois que vous cliquez dessus.
Ajout d'absences
Lorsque quelqu'un a été absent pour une certaine raison, vous pouvez l'ajouter ici. Votre employé était-il malade ? Ou bien est-il absent pour une raison légitime ou non ? Sélectionnez la bonne option et enregistrez les données. A la fin du mois, ces absences seront également saisies correctement dans le module de prestations, évitant ainsi du double travail.
Sur le planning 'jour' choisissez l'absence qui correspond à la situation et confirmez pour l'employé concerné via les situé en fin de ligne.
Vous pouvez également choisir d'indiquer une journée entière ou une période adaptée. Supposons que votre employé soit tombé malade au cours des deux dernières heures et qu'il soit parti chez lui, vous pouvez l'indiquer.
Par la suite, vous verrez dans "confirmation des heures' le motif et la durée de l'absence pour l'employé concerné :
Dans le planning, vous pouvez également voir qui est absent. Après avoir suivi les étapes précédentes, vous verrez que le nom de l'employé est barré dans le planning et que le mot "absent" est ajouté en rouge dans la barre.
TIP : Si vous passez votre souris sur le nom, vous pouvez voir la raison de l'absence.
Confirmation des heures de travail dans le tableau de bord
Comment savoir si toutes les heures ont été confirmées et si vous n'avez pas sauté des shifts? Nous avons créé un widget pratique à cet effet dans le tableau de bord d'accueil :
Le widget s'appelle prestations. Ici, vous pouvez voir à si toutes les heures par jour ont été confirmées. Vous verrez une barre avec du vert et du rouge. Cela signifie que ce jour-là, des heures ont été confirmées (en vert) MAIS qu'il y a aussi des heures qui doivent encore être confirmées (en rouge).
Il suffit de cliquer sur une barre verticale pour accéder au jour concerné et confirmer les heures.