Une fonctionnalité pratique de Forganiser est la gestion de vos Dimona. Avant que Forganiser puisse le faire pour vous, vous devez demander un mandat : Postulez pour votre mandat de l'ONSS.
Dès que le mandat est signé (digital via avec votre e-ID reader), envoyez un courriel à votre contact chez Forganiser ou à support@forganiser.com. Nous pourrons alors finaliser la connexion et régler les paramètres corrects avec vous.
Note : dès que Forganiser reprend la gestion de la Dimona, il est important que tout autre mandataire (comptable, secrétariat social, interim,...) cesse sa gestion.
1. Dimona IN
Forganiser peut envoyer automatiquement le Dimona du jour pour vous. Cochez "Auto Dimona" si vous le souhaitez.
Décidez ensuite selon quelles règles vous souhaitez automatiser Dimona IN, à savoir après la création du contrat/de l'emploi ou après l'activation du scheduler :
1.1 Envoie Dimona après la confirmation du planning.
Vous pouvez configurer Forganiser pour qu'il envoie immédiatement un Dimona dès que vous avez créé un contrat pour cet employé et confirmer le planning. Le Schedules n'est pas pris en compte.
Pour ce faire, vous devez d'abord confirmer la planification (= créer le contrat si cette option est également cochée dans vos paramètres).
1.2 Dimona IN avec scheduler
Indiquez combien de minutes à l'avance le Dimona IN doit être envoyé. Si vous saisissez "120", par exemple, une Dimona sera créé 2 heures avant le début du service.
Si vous programmez quelqu'un en dernière minute, c'est-à-dire moins de deux heures à l'avance par exemple, Forganiser le reconnaîtra et enverra quand même une Dimona.
Attention : il faut toujours commencer par confirmer un emploi dans le planning. Lisez ici comment faire.
Si vous remplissez la case 0 (zéro) ici, il n'y aura pas de Dimona automatique.
Astuce : depuis 2022, en tant qu'administrateur, vous pouvez également planifier une personne en dernière minute, confirmer son contrat et Dimona IN via votre application.
2. Dimona Update
- Lorsque les employés pointent (qu'ils pointent plus tôt ou plus tard !), un Dimona Update est envoyé.
Pour un pointage manuel via l'application , vous devez régler cette option sur OUI dans les paramètres ! - Lorsque l'on pointe à la fin du service (OUT), il n'y a pas de mise à jour de Dimona !
- Il y a une mise à jour Dimona (update) lorsque la fiche de terrain est confirmée par l'administrateur/planificateur via l'outil web. En d'autres termes, si vous devez envoyer une mise à jour Dimona pour certains statuts tels que les flexi dans les 8 heures suivant la fin du service, vous devez également confirmer votre feuille de terrain à temps!
3. Dimona Cancel lors de l'annulation du planning
Si vous annulez un employé du planning, soit en le libérant, soit en supprimant une équipe, Forganiser annulera automatiquement les Dimona déjà enregistrés.
4. Update dimona automatique lorsque vous confirmerez les heures
Si vous cochez cette case, Forganiser enverra automatiquement un update DIMONA lorsque vous confirmerez les heures via la fiche de terrain. Si aucun changement n'est détecté, rien n'est envoyé.
Forganiser est un outil logiciel que nous proposons en tant que SAAS . Nous pouvons vous guider dans l'utilisation et le traitement de tous les champs du logiciel.
Toutefois, le contenu, ce que vous indiquez et le suivi correct de ces données relèvent de la responsabilité de l'utilisateur final.
Forganiser est un outil de planification combiné à un outil RH. C'est pourquoi il est important que tout soit fait correctement, car cela a des conséquences sur les contrats, les Dimona et le traitement des prestations salariales.
Il est donc très important de comprendre comment travailler avec Forganiser.
Si vous avez encore des questions, n'hésitez pas à contacter notre service de support. Ils seront ravis de vous aider.