Lees ook het verwante artikel: Contract en Dimona.
Een handige feature in Forganiser, is het managen van je Dimona's. Vooraleer Forganiser dit voor jou kan doen, moet je eerst een mandaat aanvragen: Uw RSZ mandaat aanvragen.
Zodra het mandaat digitaal ondertekend is, stuur dan even een mailtje naar je contactpersoon bij Forganiser of naar support@forganiser.com. Dan kunnen wij de koppeling finaliseren en samen met u de juiste instellingen aanpassen.
Let wel: zodra Forganiser het beheer van de Dimona's overneemt, is het belangrijk dat een eventuele andere mandataris (boekhouder, sociaal secretariaat, payroller,...) stopt met hun beheer.
1. Dimona IN
Forganiser kan voor jou de dagdimona's automatisch versturen. Vink 'Auto Dimona' aan als je dat wil.
Bepaal dan volgens met welke regels je Dimona IN wil automatiseren, namelijk na aanmaak contract/tewerkstelling of na activering scheduler :
1.1 versturen na aanmaken contract.
Je kan instellen dat Forganiser meteen een Dimona verstuurt zodra je een contract hebt aangemaakt voor die medewerker. Er wordt dan geen rekening gehouden met de Scheduler.
Hiervoor dien je in de planning zeker eerst de planning te bevestigen (= incl contract aanmaken als deze in uw instellingen ook aangevinkt staat)
1.2 Met scheduler
Vul hier in hoeveel minuten op voorhand de Dimona IN moet worden verstuurd. Vul je bijvoorbeeld '120' in, dan zal 2u voor aanvang van de shift, een Dimona worden aangemaakt.
Plan je iemand last-minute in, dus korter dan bijvoorbeeld 2u op voorhand, zal Forganiser dat herkennen, en alsnog een Dimona verzenden.
Let wel: Er moet altijd eerst een tewerkstelling bevestigd worden in de planning. Lees hier hoe je dat doet.
Als je hier 0 (nul) invult, dan zal er toch geen automatische dimona gebeuren.
Extra tip : Sinds 2022 kan je als admin ook via je app last minute iemand inplannen, zijn contract bevestigen en DImona IN .
2. Dimona Update
- Als werknemers inklokken (zowel bij vroeger als later inklokken!) wordt er een Dimona Update verstuurd
- Voor manueel klokken via de app (dus niet via QR) dien je dit op JA te zetten in de instellingen!
- Bij uitklokken door WN gebeurt er geen Dimona update!
- Er is wel een Dimona Update bij bevestigen van de terreinfiche door de admin/planner via de webtool. Maw als je voor bepaalde statuten zoals flexi’s binnen de 8u na einde van de shift een DImona Update moet versturen , dan moet je terreinfiche ook tijdig bevestigen.
3. Automatisch dimona cancel bij verwijderen planning.
Als je een medewerker uit de planning haalt, hetzij via 'vrijgeven' hetzij door het verwijderen van een shift, zal Forganiser automatisch de reeds aangemelde Dimona annuleren.
4. Automatische dimona update bij bevestiging uren
Als je dit aanvinkt dan zal Forganiser een automatische DIMONA update verzenden wanneer u de uren bevestigt. Als er geen verandering wordt gedetecteerd dan wordt er niks verzonden.
beginuren die reeds geupdate zijn met klokken, zullen bij het bevestigen van de uren nadien niet nogmaals geüpdate worden.
Forganiser is een softwaretool die wij aanbieden als SAAS . Wij kunnen jullie begeleiden hoe je alles moet gebruiken en invullen in de software zelf.
De inhoud, wat je invult en de correcte opvolging daarvan is echter de verantwoordelijkheid van de eindgebruiker.
Forganiser is een planningstool icm met een HR-tool. Daarom is het belangrijk dat alles juist gebeurt omdat dit consequenties heeft voor contracten, DImona’s en verwerking loonprestaties.
Het is dus heel belangrijk om goed te begrijpen hoe je met Forganiser moet werken.
Heb je nog vragen, neem zeker contact op met onze support. Zij helpen u graag verder.